Nog niet zo heel lang geleden maakte men een duidelijk onderscheid tussen vrije tijd en de tijd dat men aan het werk was voor de baas. Telefoneren deden we met de vaste telefoon thuis, en van de sociale media was er helemaal nog sprake. De doorbraak van mobiele telefonie en sociale media heeft de manier waarop we communiceren voorgoed veranderd. Geldt dat nu ook voor het onderscheid tussen privé en werk?
Scheiding werk en privé
Ook in de horeca is de strikte scheiding tussen werk en privé iets uit een ver verleden. Medewerkers zijn vrijwel altijd en overal bereikbaar en krijgen daar meer vrijheid voor terug in de manier waarop ze hun werk indelen. Behoort daarmee dat tijd dat we aan het werk zijn ook tot het verleden?
Alvast niet afgaande op onderzoek van Intelligence Group naar het privégebruik van sociale media onder de werktijd. Een meerderheid van de respondenten geeft weliswaar aan dat dit moet kunnen.
Respondenten in loondienst geven aan dat het doorgaans ook door leidinggevenden wordt toegestaan (54%). Studenten aan wie is gevraagd een oordeel te geven over gebruik per type sociaal medium in een eventuele baan ná hun studie stellen echter duidelijke beperkingen zowel in type medium als in gebruiksduur. Het daadwerkelijk gebruik onder mensen in loondienst bevestigt die reserves.
Van de vijftigplussers vindt overigens slechts 43% het privégebruik van sociale media onder werktijd acceptabel, tegen 57-58% in de overige leeftijdsgroepen. De perceptie dat leidinggevenden het toestaan is opmerkelijk genoeg veel hoger onder mannen (59%) dan onder vrouwen (49%).
WhatsApp geen sociale medium
WhatsApp is het enige medium dat de meerderheid van de respondenten onder werktijd voor privéredenen gebruikt (81%). Een overgrote meerderheid van de studenten vindt dat ook geoorloofd, waarbij er een opmerkelijk verschil is tussen mannelijke (85%) en vrouwelijke studenten (94%). WhatsApp wordt ook niet als sociaal medium gezien.
Sociale media
LinkedIn is het enige andere sociale medium waarvan een meerderheid van de studenten het privégebruik tijdens werktijd acceptabel vindt. Ook hier zien we weer een opvallend verschil tussen mannen (58%) en vrouwen (45%).
De acceptatie van andere sociale media is veel minder groot. Ongeveer 60% van de studenten vindt dat je Facebook, Instagram en Snapchat onder werktijd niet privé zou moeten gebruiken.
Voor Youtube, Twitter en Pinterest loopt dit op tot circa 70%. Met name bij Youtube en Twitter zien we een opvallend verschil in acceptatie tussen mannelijke (resp. 60% en 63% afwijzing) en vrouwelijke studenten (resp. 77% en 75% afwijzing).
De acceptatie van privégebruik onder werktijd ligt bij studenten vrijwel altijd hoger dan het daadwerkelijke gebruik door mensen in loondienst. Facebook is in dit onderzoek de enige uitzondering, met circa 40% acceptatie en 42% gebruik.
Vijftigplussers minder actief
Voor alle onderzochte sociale media geldt dat het daadwerkelijke privégebruik onder werktijd het hoogst is in de leeftijdsgroep tot 30 jaar en het laagst bij vijftigplussers. Als vijftigplussers al een sociaal medium gebruiken, dan steken ze er minder tijd in. Ook op dit gebied zijn de dertigminners koploper.
Het verschil met de leeftijdsgroep 30-50 jaar is echter beperkt, met twee uitzonderingen: het gebruik van Instagram en Snapchat. Dit ligt onder werkenden tot 30 jaar respectievelijk twee en drie keer zo hoog als in de leeftijdsgroep daarboven. Overall zien we dat vooral het gebruik van Snapchat en Pinterest onder werktijd met gemiddeld 12% op een laag niveau ligt, Twitter stijgt daar met gemiddeld 13% nauwelijks bovenuit.
Gedragscode sociale media
Als bedrijven het privégebruik van sociale media willen reguleren doen ze er verstandig aan dit vast te leggen in een gedragscode. Zo weten medewerkers en leidinggevenden waar ze aan toe zijn. Slechts 45% van de ondervraagden weet met zekerheid dat er een gedragscode is in hun organisatie, terwijl 32% zegt van niet. Bijna een kwart is dus niet van op de hoogte van het al dan niet bestaan van een gedragscode. Van de ondervraagden die aangeven dat er een gedragscode is, geeft ruim 60% aan dat deze ook wordt nageleefd.
Naast de gedragscode voor gebruik van sociale media voor privé gebruik zijn er ook ook de richtlijnen. Als je medewerker op zijn/haar profiel aangeeft dat hij/zij in jouw zaak werkt, dan is het belangrijk dat je het in de gaten houd hoe die omgaat met social media. Duidelijkheid verschaffen door de gedragscode (wanneer mag het voor privégebruik) en richtlijnen op te nemen in het arbeidscontract is het begin.
Richtlijnen
De inhoud van de richtlijnen kan (ietwat kort door de bocht) samengevat worden als:
- denk goed na over wat je plaatst;
- hou rekening met de auteursrechten;
- geef geen vertrouwelijke informatie;
- en zorg dat uitingen niet schadelijk zijn voor de zaak en/of de gasten.
Monotoring
Deze logische richtlijnen zijn eigenlijk dezelfde uitgangspunten als voor communicatie via traditionele media. Het onder de aandacht brengen van de richtlijnen is stap één, maar dan komt al snel de vraag: hoe verder?
Zoals met de meeste protocollen en richtlijnen zal het document over social media na enkele weken onderop in de lade liggen. Of meer van deze tijd: zich in een map op de server bevinden die niemand ooit bekijkt). Vragen die dan spelen zijn:
- Hoe weten we of medewerkers de richtlijnen volgen? Met andere woorden: hoe monitoren we de communicatie via social media?
- Wie spreekt medewerkers aan op overtredingen?
- Hoe gaan we om met medewerkers die zich niet aan de richtlijnen houden?
Over het algemeen is monitoring wel te regelen. De kunst is dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Wie houdt dit in de gaten? Dit kan door de verantwoordelijkheid hiervoor centraal in de organisatie te beleggen. Bij grote organisaties is er vaak een ‘webcare team’ dat let op alle online uitingen. Voor kleinere organisaties is dit niet zinvol en haalbaar, maar zij kunnen de verantwoordelijkheid voor monitoring wel overlaten aan bijvoorbeeld een communicatiemedewerker.
Diverse partijen bieden abonnementen en pakketten aan voor het monitoren van online uitingen rondom organisaties en merken.
Ook kunnen de mensen die de monitoring uitvoeren ervoor zorgen dat zij zoveel mogelijk onderdeel uitmaken van de netwerken van medewerkers. Dit is echter een lastig punt, want veel medewerkers zullen geen behoefte hebben aan ‘vriendschap’ met een niet-directe collega op hun privé-Facebookpagina. En dit verplicht stellen schiet zijn doel ver voorbij. Als een overtreding gesignaleerd wordt, kan dit in mijn ogen het beste doorgegeven worden aan de direct leidinggevende van de betrokken medewerker. De leidinggevende kan dan een gesprek met de medewerker voeren. Maar welke consequenties worden verbonden aan de ‘overtreding’?
Natuurlijk is dit afhankelijk van de ernst van de zaak, maar wie bepaalt of de overtreding leidt tot een gesprek, officiële waarschuwing of zelfs ontslag? Zelf ben ik ervoor om niet alles vast te leggen en veel verantwoordelijkheden in de lijn te laten. Toch is dit niet helemaal vanzelfsprekend, want dan kunnen er verschillen ontstaan tussen de manier waarop in diverse afdelingen wordt omgegaan met overtredingen. En natuurlijk zijn er ook juridische aspecten aan zo’n geval verbonden.
De richtlijnen zijn (gelukkig) niet puur zwart-wit en veel gevallen zullen dan ook discutabel zijn. Gaat het om privé activiteiten en uitingen waarmee de werkgever niks te maken heeft of wordt de organisatie schade berokkend? En wie bepaalt dat? Allemaal situaties die met je vooraf beter goed bespreekt met je bestuursploeg én vervolgens met iedere medewerker.
Lees meer over sociale media.
Heb jij ook interessant nieuws, tips, weetjes, een inspirerend verhaal of een aanbieding? Stuur ons de link!
Bron: Intelligence Group
