Iedereen die een event organiseert wil op de een of andere manier het gedrag van stakeholders beïnvloeden of veranderen. Zoals bezoekers iets leren, het versterken van relaties met bezoekers en sponsoren of het motiveren van bezoekers om iets te kopen.

Gedrag beïnvloeden

Succesvolle events slagen erin gedrag te beïnvloeden, maar het is niet altijd precies duidelijk wat de kern van het succes is. Nog niet iedereen denkt namelijk procesmatig na over de essentie van een evenement.

Je herkent het misschien wel als jij voor jouw organisatie events organiseert. Er ligt een keurig draaiboek dat elk jaar licht wordt aangepast ten opzichte van voorgaande jaren. Dat gaat echter voorbij aan de zaken waar jij als ervaren eventorganisator steeds tegenaan loopt. Het precieze doel van het evenement is niet voor iedereen duidelijk. Of het budget is beperkt en er is weinig kennis over de precieze doelgroep waardoor de belevingswereld van jouw organisatie de boventoon voert.

Toch doe je kennelijk iets goed: het event vindt plaats, iedereen heeft het nog over die ene spreker en die heerlijke lunch en die heerlijke lunch en je baas is blij.

Doel

Maar is het doel bereikt? Is het gedrag van je belangrijkste stakeholders veranderd? Wat zorgde ervoor dat je event waarde toevoegde? Deze vragen gaan over de essentie van het event. Als je dus op zoek gaat naar de antwoorden, kan je achterhalen wat de succesfactoren van je event zijn.

Gebruik jij straks ook boter van insecten in je gerechten?

Scoren met fermenteren: extra veel tips en 4 recepten

Daarom bedacht Roel Frissen en Ruud Janssen het EventCanvas. Het invullen van het canvas helpt je om op een betekenisvolle manier na te denken over je event.

Het canvas is niet alleen interessant voor organisaties die het moeilijk vinden om een concept te bedenken voor hun event. Of die slechts met moeite voldoende bezoekers vinden. Als je al succesvolle events organiseert en op zoek bent naar de kern van dat succes, kan het je helpen om dat succes vast te houden.

Speel mee en en lees verder onder de winactie.

EventCanvas

Aan het EventCanvas ligt Design Thinking ten grondslag. Bij deze innovatiemethode staat de wens van de gasten centraal. Het Business Model Canvas (BMC), een methode om businessmodellen te ontwikkelen en om te innoveren, vormde de inspiratie voor het canvas van Frissen en Janssen.

Het bestaat uit 9 bouwstenen die je moet invullen om tot je businessmodel te komen: van kernactiviteiten tot beoogde klanten of gasten en kostenstructuur. De waardepropositie is een essentieel onderdeel van het BMC. Op welke manier ga jij waarde toevoegen voor je gasten?

“De informatie die er te vinden is over succesvolle evenementen is vooral anekdotisch van aard, echte methodologieën ontbreken”, verduidelijkt Frissen over de totstandkoming van het EventCanvas. “Daarom zijn wij gaan nadenken over een methode waarmee je in een gemeenschappelijke taal op een betekenisvolle manier over evenementen kunt praten.”

Die gemeenschappelijke taal maakt dat de methode zo interessant is. Met het canvas kan je veel makkelijker meerdere mensen uit je organisatie betrekken bij het evenement, doordat iedereen het over hetzelfde heeft. Een goed idee is alleen een goed idee als het past bij die gedragsverandering. Die toffe dansgroep waar een collega mee op de proppen kwam, komt er dus alleen als die waarde toevoegt voor (een van de) stakeholders.

Het canvas gebruiken

Frissen en Janssen schreven een handboek waarin ze precies uitleggen hoe je het canvas kunt gebruiken. We pikken er een paar onderdelen uit.

Bij de methode van Frissen en Janssen staan de stakeholders centraal. Daarom is het belangrijk om voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat met het canvas een longlist te maken met stakeholders. Dat is iedereen die op wat voor manier dan ook betrokken is bij je evenement: van leverancier tot bezoeker en van sponsor tot ledenraad.

“Omdat tijd en budget beperkt zijn en je dus niet aan alle stakeholders evenveel energie kunt besteden, maak je vervolgens een shortlist op basis van een analyse van je stakeholders”, legt Frissen uit. “Je richt je op de partijen die het meeste macht met betrekking tot het evenement hebben en/of het grootste belang bij de organisatie ervan hebben.”